DIE MACHT DER EINKÄUFER


 Der López-Effekt

Ab den 80er Jahren des vorigen Jahrhunderts sorgte ein Name im Automobilgeschäft für Aufsehen – José Ignacio López. Der ehrgeizige Spanier wurde früh Executive Vice President von General Motors, später hat VW ihn abgeworben. Seine fixe Idee war es, die Kosten von Bauteilen auf Biegen und Brechen zu senken. Das realisierte er nicht über Produktivitätszuwächse im eigenen Betrieb, sondern ausschließlich durch geringere Preise der Zulieferer. López war Einkäufer und er verstand sein Geschäft.

Seine kompromisslosen Verhandlungen führten tatsächlich zu bis dahin unbekannt niedrigen Einkaufspreisen für die Automobilfirmen. Besonders López‘ psychologisch ausgeklügelte Verhandlungsmethoden – er wurde der „Würger von Wolfsburg“ genannt – waren enorm erfolgreich.

Wenige Jahre nach seiner Einsetzung bei Volkswagen musste López zurücktreten, der Konzern 100 Mio. $ Strafe zahlen und VW hatte zusätzlich mit starken Qualitätseinbußen seiner Autos zu kämpfen. Dieser Zusammenhang – möglichst billiger Einkauf der Bauteile und darauffolgender Qualitätsverlust – ist heute nach ihm benannt: der López-Effekt.

Auch gegenwärtig sind solche Praktiken angesagt – Unternehmensberater versprechen, der größte Gewinnhebel für ein Unternehmen sei ein billigerer Einkaufspreis. Einkäufer werden darauf getrimmt, aus den Lieferanten den letzten Cent herauszupressen. Eine Konsequenz daraus ist, dass ob der großen Marktmacht der OEMs, die Zulieferer kaum noch wirtschaftlich arbeiten können. Obwohl die Qualität der Produkte inzwischen auf höchstem Niveau liegt, müssen viele Unternehmen aufgrund von Knebelverträgen in Konkurs gehen. Dazu kommt der immer größer werdende Preisdruck auf die in Deutschland verbliebenen Firmen durch den Wettbewerb aus China und Indien!

Tatsächlich sind die Einkäufer in diesem Verhandlungsspiel meist der Sieger, eine Win-Win-Situation ist gar nicht Ziel der Verhandlungen. Damit dabei keine persönlichen Beziehungen oder gar Bestechlichkeit in die Quere kommen, werden die verantwortlichen Einkäufer turnusmäßig ausgewechselt.

Diese radikalen Einkaufsmethoden haben enorme Auswirkungen auf das betriebsinterne Verhalten der Einkäufer. Denn der Einkauf verhandelt nicht nur mit Lieferanten, sondern erfüllt immens wichtige Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Er ist Dienstleister für andere Abteilungen, wenn es um Ersatzteilbeschaffung, Maschinen oder Sonstiges geht. Dies verlangt den Einkäufern einen Spagat ab: Statt dominanter Verhandlungsführung nach außen ist Kompromiss- und Teamfähigkeit nach innen gefordert. Das wird zu einem manifesten Problem, wenn wirklich Not am Mann ist, z. B. wenn durch ungeplante Produktionsunterbrechungen rasches Handeln statt zäher Verhandlungen notwendig ist. Die Zusammenarbeit zwischen den Einkäufern und den Fachabteilungen muss in einer brenzligen Situation ad hoc funktionieren, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Und das tut sie allzu oft nicht!

Maverick-Buying

Bestmögliche Vorhersage und Planung sind zentral für gute Unternehmensführung. Doch was tun, wenn’s einmal brennt und z. B. eine unverzichtbare Maschine kaputt geht? Immer wieder treten Umstände ein, die nicht vorherzusehen sind. In solchen Momenten braucht es entschlossenes Troubleshooting.

In Ausnahmesituationen ist jeder Mitarbeiter gefordert, alles zu unternehmen, um das Problem zu lösen – auch der Einkauf. Doch aufgrund rigider Einkaufsrichtlinien, welche im Standardfall den niedrigst-möglichen Preis erzeugen, werden Bestellungen trotz höchster Dringlichkeit nicht selten verspätet oder gar nicht bearbeitet. Das zwingt Abteilungsverantwortliche dazu, sich selbst zu helfen, indem sie heimlich oder offen „am Einkauf vorbei“ bestellen.

Diese Todsünde wird „Maverick-Buying“ genannt. Maverick-Buying wirft das Einkaufskonzept über den Haufen und die Einkäufer aus der Bahn – gewährt es doch den Lieferanten ungekannte Kommunikationsmöglichkeiten mit anderen Abteilungen als dem Einkauf und ungeschulten Verhandlern die Hoheit Preise zu akzeptieren.

Es steht außer Zweifel, dass ein geschulter und erfahrener Einkäufer immer bessere Konditionen verhandeln kann als ein unter Druck stehender Werksleiter, der heute ein Ersatzteil benötigt, damit die Maschine morgen wieder läuft. Doch der Preisnachlass, der durch langwierige Verhandlungen beim Einkauf erzielt werden kann, wiegt niemals den Verlust auf, der durch Produktionsausfall und Lieferschwierigkeiten entsteht. Bei „Feuerwehreinsätzen“ ist Schnelligkeit der entscheidende Faktor. Eine Firma braucht in so einer Situation ein Notfallprogramm und gezieltes, gemeinsames Handeln.

Der Schlüssel zur Vermeidung von Maverick-Buying liegt in der Analyse der Ursachen. Wir von der KIRCHHOFF KOMPETENZ konnten bei vielen Unternehmen folgende Gründe für Maverick-Buying identifizieren:

  1. Kaufverträge, die kein Service und keine Ersatzteilverfügbarkeit für die Maschinen beinhalten
  2. Mangelhafte Wartung und Instandhaltung der Maschinen
  3. Schlechte Planung von Betriebsmitteln
  4. Fehlende Notfallstrategien
  5. Unflexible interne Einkaufsrichtlinien
  6. Fehlendes Wissen um die Konsequenzen bei unerwarteten Betriebsstörungen in der Einkaufsabteilung
  7. Machtorientiertes, unflexibles Verhalten einiger Einkäufer
  8. Mangelhafte Darstellung der Dringlichkeit der Situation durch die Produktionsverantwortlichen

Die Gründe 1 – 4 können einfach und schnell beseitigt werden. Viel hartnäckiger und schwieriger zu beheben, sind der Richtlinienfanatismus und das Unwissen einiger Einkäufer, was ein Produktionsausfall anrichtet. Dazu kommt, dass der Einkauf oft ausgesprochen machtbewusst agiert und seine einflussreiche Position innerhalb des Unternehmens verteidigt. Sollten im Ernstfall noch die Produktionsverantwortlichen nicht oder nur schlecht in der Lage sein, die absolute Notwendigkeit schnellen Handelns fallspezifisch darzustellen, entstehen Verzögerungen, die das Unternehmen schwer belasten. Diese nicht funktionierende Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ruft dann Schäden hervor, die für ein Unternehmen existenziell werden. Mangelhafte Dienstleistung im eigenen Betrieb oder Verzögerung und Behinderung von Hilfe sind für eine Führungskraft nicht leicht zu erkennen und die Auswirkungen sind exorbitant gefährlich!

Egomanie kurieren!

Wie kann es dazu kommen? Der Einkauf ist in einem Industrieunternehmen eine der zentralen Schaltstellen. Er beeinflusst im Schnitt 40% der Kosten und ist integral für den Betrieb, da er die Betriebsmittel, Verbrauchsstoffe, Ersatzteile etc. beschafft. Die Erfolge eines guten Einkäufers sind außerdem unmittelbar sichtbar, daher erhält er oft große Anerkennung. Die Verhaltens- oder Richtlinien bedingt erzeugten Mehrkosten, die z.B. durch Verzögerungen bei Ersatzteilbeschaffungen oder Investitionen entstehen, werden selten dem Einkauf zu Last gelegt.

Einkäufer sind in der Regel die selbstbewussten Stars eines Unternehmens, die jeden Lieferanten in die Knie zwingen. Sie sind Siegertypen und nur allzu selten kompromissbereite und motivierte Dienstleister – dieses Verhalten kann sich zu einen großen Problem für Unternehmen entwickeln! Niemand hat dies so deutlich gezeigt wie José Ignacio López.

Nur wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, sich flexibel zeigen und ihr Ego hintan stellen, hat ein Unternehmen dauerhaft Erfolg.


Quintessenz:

  • Die Mentalität der Einkaufsabteilung hat gewaltigen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens!
  • Maverick-Buying ist die Konsequenz schlechter Einkaufspolitik. Die Gründe dafür müssen analysiert und korrigiert werden!
  • Einkaufsverträge und interne Bestellrichtlinien müssen überprüft werden!
  • Bessere Vorhersage und Planung vermeiden Troubleshooter-Einsätze. Doch es muss immer eine Strategie für den Notfall geben!
  • Behauptung von Machtpositionen und Richtlinienfanatismus richten exorbitante Schäden an!
  • Die Basis des Unternehmenserfolgs ist die gute Zusammenarbeit der Abteilungen!